Die Art und Weise, wie und wo wir arbeiten, hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. 2019 war es noch selbstverständlich, dass alle Arbeitnehmenden jeden Tag im Büro erscheinen. Dann kam die Corona-Pandemie, die unser Arbeitsleben komplett auf den Kopf gestellt hat — niemand durfte ins Büro und gearbeitet wurde ausschließlich von zu Hause. Obwohl Home-Office anfangs sehr negativ betrachtet wurde, hat es schnell an Beliebtheit gewonnen. Mitarbeitende haben die Vorteile von mehr Flexibilität, weniger Pendeln und mehr Zeit mit Freund:innen und Familie erkannt und wollen diese nicht mehr missen. Alles, was man jedoch nicht remote erledigen kann, findet im Büro statt. Die Bedürfnisse der Arbeitnehmenden haben sich geändert und um weiterhin ein attraktiver Arbeitgeber zu sein, müssen sich Unternehmen an diesen Wandel anpassen. Doch wie geht es weiter? Welche Aspekte sind in Zukunft essentiell, um erfolgreich zu sein? Wir stellen 5 Trends vor, die ihr unbedingt beachten solltet.
- Neue Arbeitsmodelle
Vollzeit zurück ins Büro wird es in den meisten Branchen nicht mehr geben und auch die reine Remote-Arbeit ist nicht mehr gewünscht. Dennoch zeigen Studien, dass 93 Prozent der Befragten davon ausgehen, dass die Mobilarbeit ein fixer Bestandteil unserer Arbeitsweise bleiben wird. Daher implementieren Unternehmen immer häufiger hybride Arbeitsformen, die mehr Flexibilität in Bezug auf Arbeitsort und -zeit bieten. Tätigkeiten, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern, werden vielleicht lieber im Home-Office erledigt, da es dort keine Ablenkungen gibt. Somit verändert sich der Grund, wieso Arbeitnehmende ins Büro gehen: direkte Kommunikation mit Kund:innen und Kolleg:innen, formelle und informelle Besprechungen oder Arbeiten im Team. Eines haben alle diese Gründe gemeinsam, es handelt sich immer um Tätigkeiten mit sozialem Kontakt. Denn das soziale Miteinander im Büro spielt eine wesentliche Rolle. Der Workplace Benchmark Report 2022 von Drees & Sommer zeigt außerdem, dass Mitarbeitende gerne ins Büro kommen, wenn sie auch zu Hause bleiben dürfen. Das bestätigt eine Studie von RingCentral: 76 Prozent der befragten deutschen Wissensarbeiter:innen möchten selbst entscheiden, wann und wie oft sie ins Büro gehen und wann sie remote arbeiten. Das hat auch erhebliche Auswirkungen auf ihre Produktivität, denn 74 Prozent gaben an, dass sie sich produktiver fühlen, wenn sie ihren Arbeitsort selbst wählen dürfen. Somit ist es nicht verwunderlich, dass 75 Prozent der Arbeitnehmenden für Hybridarbeit plädieren.
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2. Desk-Sharing
66 Prozent der Unternehmen nutzen Desk-Sharing bereits, mit einer deutlich steigenden Tendenz. Denn in Zukunft soll dieses Konzept weiter intensiviert werden. Aber was ist Desk-Sharing und welche Vorteile bringt es?
Beim Desk-Sharing haben Mitarbeitende keinen eigenen Schreibtisch, sondern sie suchen sich jedes Mal einen neuen Arbeitsplatz im Büro. Davon profitiert das gesamte Unternehmen, denn es steigert nachweislich die Kreativität und die Produktivität. Mitarbeitende sitzen häufiger in einer neuen Arbeitsumgebung mit neuen Kolleg:innen, was den Arbeitsalltag abwechslungsreich und dynamisch macht und dadurch die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden fördert. Auch das Firmenimage wird positiv beeinflusst. Unternehmen zeigen, dass sie am Puls der Zeit sind und ein innovatives, flexibles und kommunikatives Arbeitsumfeld schätzen. Außerdem können Hybridunternehmen bis zu 30% ihrer Bürokosten mit Desk-Sharing einsparen.
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3. Digitale Tools
Mit der Zunahme von Hybridarbeit wird die Verwendung digitaler Tools immer wichtiger. Mitarbeitende, die remote arbeiten, benötigen den gleichen Zugriff auf Dokumente wie jene, die im Büro sind. Manager:innen brauchen einen guten Überblick darüber, wer wann und wo arbeitet. Meetings müssen koordiniert werden und auch für Personen an unterschiedlichen Arbeitsorten zugänglich sein. Und wenn möglich, sollen alle wissen, wer an welchen Projekten arbeitet. Hier sind einige digitale Tools, die jedes hybride Unternehmen verwenden sollte:
- Kommunikations-Tools ermöglichen es Mitarbeitenden, synchron sowie asynchron zu kommunizieren, Meetings digital abzuhalten und schneller zu kommunizieren.
- Eine Workplace Management App wie deskbird ermöglicht es Mitarbeitenden, schnell und einfach anzugeben, wann sie wo arbeiten. Wird außerdem Desk-Sharing verwendet, können Mitarbeitende Schreibtische, Meetingräume oder andere Ressourcen buchen. Das große Plus einer Arbeitsplatz Management App ist aber, dass Kolleg:innen in Echtzeit sehen, wo andere sind und dadurch gemeinsame Bürotage planen können.
- Mittels Kollaborationstools für das Projektmanagement können sich Mitarbeitende und Führungskräfte einen schnellen Überblick darüber verschaffen, auf welchem Stand Projekte sind, wie ausgelastet ihre Kolleg:innen sind und sie bei Bedarf entlasten.
- Mit einem Cloud-Speicher-Tool können alle Dokumente online gespeichert werden, sodass Mitarbeitende in der Remote-Arbeit die gleichen Informationen wie jene im Büro haben.
- Damit Mitarbeitende nicht ständig zwischen den vielen Tools wechseln müssen, ist es essentiell, dass digitale Tools verwendet werden, die sich in andere integrieren lassen. So kann der Aufwand so gering wie möglich gehalten werden. Daher gibt es deskbird als mobile und als Web App und sie lässt sich in MS Teams und Slack nahtlos integrieren. Findet hier mehr über die Integrationen von deskbird heraus.
4. Umgestaltung vs. Flächenreduktion
Wie bereits erwähnt, ist Remote-Arbeit gekommen, um zu bleiben. Das bedeutet, dass die gesamte Belegschaft nicht gleichzeitig im Büro sein wird. Somit können Büroflächen reduziert werden. Dem Workspace Benchmark Report 2022 zufolge erwarten sogar 61 Prozent der Befragten eine Flächenreduktion von 21 bis 30 Prozent. Unternehmen sollten jedoch nicht wahllos Schreibtische oder andere Ressourcen streichen. Davor müssen die Bedürfnisse und die Tätigkeiten der Mitarbeitenden analysiert werden. Nur so kann herausgefunden werden, welche Arbeitsbereiche — Einzelschreibtische oder Meetingräume — tatsächlich benötigt werden. Mit einer Flächenreduktion geht daher oft eine Umgestaltung der Bürofläche einher. Mitarbeitende kommen ins Büro, um mit ihren Teammitgliedern an gemeinsamen Projekten zu arbeiten und mit anderen Kolleg:innen zu interagieren. Die Bedeutung von Meetingräumen, Kaffeeküchen oder Lounge-Bereichen nimmt demzufolge zu. Daher müssen Flächen in Zukunft flexibel, funktional, aber auch kreativ gestaltet werden.
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5. New Work Strategien
Eines ist klar: Unternehmen, die weiterhin erfolgreich sein wollen, brauchen eine Strategie für den zukünftigen Umgang mit New Work, die auch direkt auf die Unternehmensstrategie einzahlt. Nur mit einer passenden Strategie gehen Unternehmen richtig mit den fortlaufenden Veränderungen unserer Arbeitsmodelle und unserer Arbeitswelt um. Darüber hinaus können Bürokosten nur dann eingespart und Flächen effizient genutzt werden, wenn es übergeordnete Ziele gibt, die vom gesamten Unternehmen akzeptiert und eingehalten werden. Eine New Work Strategie hat auch erhebliche Auswirkungen auf die Gewinnung und Bindung von Talenten. Denn Unternehmen müssen Mitarbeitende und ihre Bedürfnisse in den Fokus stellen, um weiterhin als attraktive Arbeitgebende zu gelten.
Unsere Arbeitswelt befindet sich in einem stetigen Wandel. Damit Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und motivierte, zufriedene und produktive Arbeitnehmende haben, ist es essentiell, ihre Bedürfnisse zu beachten. Hybridarbeit und Desk-Sharing werden sowohl bei Mitarbeitenden als auch bei Unternehmen zunehmend beliebter, da sie eine hohe Flexibilität, Produktivitätssteigerung und Kostenreduzierung bieten. In Kombination mit den richtigen digitalen Tools und den benötigten Arbeitsbereichen steht einem erfolgreichen Arbeiten nichts mehr im Weg. Überlegen sich Unternehmen zudem eine passende New Work Strategie, behalten sie die wichtigsten Arbeitsplatz-Trends im Auge.
Quellen
Workspace Benchmark Report 2022, Drees & Sommer
RingCentral-Studie: Nicht mal jeder zehnte Beschäftigte will täglich ins Büro, Cebra
7 Vorteile von Desk Sharing, deskbird
