5 Tipps für erfolgreiches Desk Booking

Experten, Unternehmen und Mitarbeitende sind sich darin einig, dass die Zukunft der Arbeit hybrid ist. Immer wieder neue Umfragen bestätigen, dass ein Großteil der Arbeitswelt das flexible Arbeitsmodell präferiert. Neben all den Vorteilen, die Hybridarbeit mit sich bringt, bedeutet diese Umstellung auch viel Veränderung. Besonders in den Büros ändert sich durch die neue Arbeitsweise und die verringerte Anwesenheit viel. Eine der größten Umstellungen dürfte für die meisten Mitarbeitenden der Wechsel von festen auf frei wählbare Schreibtische sein. Denn um dem Leerstand im Büro entgegenzuwirken und Räume besser zu nutzen, entscheiden sich viele hybride Unternehmen für die Reduzierung der Arbeitsplätze. Damit Mitarbeitende an ihren Bürotagen trotzdem möglichst stressfrei einen guten Arbeitsplatz finden, ist gute Koordination nötig. Hier kommt Desk Booking ins Spiel.

Warum ist Desk Booking so wichtig?

Das Wort Desk Booking stammt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie Schreibtischbuchung. Und genau darum geht es. Den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu bieten, sich an gewünschten Tagen vorab einen Arbeitsplatz im Büro zu reservieren.

Wichtig ist dieses Buchungssystem vor allem deshalb, weil gerade hybride Unternehmen oft die Anzahl der Schreibtische in den Büros reduzieren. Urlaub, Krankheitstage und vor allem Homeoffice führen regelmäßig zu einer großen Prozentzahl an leerstehenden Arbeitsplätzen. Dieser Leerstand bewegt viele Betriebe dazu, Arbeitsplätze im Büro abzubauen und von einer festen Sitzordnung auf freie Schreibtischwahl zu wechseln. Wer ins Büro kommt, kann dann jeden Tag aufs Neue aus den verfügbaren Arbeitsplätzen auswählen. Hot Desking nennt sich dieses System, bei dem nicht mehr permanent für jede Person ein fester Schreibtisch zur Verfügung steht, sondern mehrere Mitarbeitende an unterschiedlichen Tagen denselben Schreibtisch nutzen.

Was für Unternehmen vor allem Kosteneinsparungen bringt und die Möglichkeit für neue Raumkonzepte eröffnet, kann für die Mitarbeitenden allerdings Probleme mit sich bringen. Unkoordiniertes Hot Desking kann dazu führen, dass Angestellte die spontane Schreibtischsuche am Morgen als Stresssituation empfinden, oder an manchen Tagen mehr Mitarbeitende im Büro erscheinen, als Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. Um genau solche Situationen zu vermeiden, gibt es Desk Booking.

Die Vorteile von Schreibtischbuchung

Die Einführung eines Desk Booking Systems ist für Unternehmen mit flexiblen Schreibtischen keine Pflicht. Allerdings hilft so ein Buchungssystem dabei, möglichen Problemen vorzubeugen und die Akzeptanz in der Belegschaft zu erhöhen. Denn wenn Hot Desking permanent zu Unzufriedenheit führt, kann das Konzept trotz seiner Vorteile für das Unternehmen langfristig keinen Erfolg haben. Gutes Desk Booking hilft aber nicht nur dabei, Probleme zu vermeiden. Es kann zusätzlich sowohl der Belegschaft als auch dem Unternehmen selbst zugutekommen.

Für Mitarbeitende bedeutet Schreibtischbuchung vor allem Planungssicherheit. Mit wenig Aufwand können sie sich über ein Buchungssystem für ihre Bürotage vorab die gewünschten Arbeitsplätze reservieren. So können sie sicherstellen, dass ein freier Arbeitsplatz auf sie wartet. Je nach Tool können Mitarbeitende auch einsehen, ob und wo ihre Kolleg:innen im Büro sitzen und sich dementsprechend selbst für den Tag positionieren. Und wenn sich die Pläne einmal ändern, kann dies unkompliziert über das System für alle sichtbar kommuniziert werden.

Betriebe können durch die Nutzung eines Buchungssystems vor allem wichtige Daten über die Auslastung des Büros erheben. Wenn in gewissen Bereichen oder an bestimmten Wochentagen viele Schreibtische leer bleiben, kann das den Anstoß für neue Raumaufteilungen oder Bürobenefits bieten. Zusätzlich kann über ein ausgeklügeltes Desk Booking System die Nutzung des Büros kontrolliert werden. Die Einrichtung spezieller Teambereiche oder die Einführung von Zugangsbeschränkungen sind damit möglich. So haben die Unternehmen mehr Kontrolle darüber, wie das Büro genutzt wird.

Mit diesen 5 Tipps gelingt Desk Booking mühelos

Wer auf flexible Arbeitsplätze umsteigt und Desk Booking einführt, der sollte ein paar einfache Tipps befolgen. Diese helfen dabei, den Umstieg für alle Beteiligten so angenehm wie möglich zu machen und den langfristigen Erfolg des Systems zu sichern.

Wählt das richtige Buchungstool

Der erste Schritt ist entscheidend. Damit Desk Booking gut funktioniert, benötigt ihr zuallererst ein gutes Buchungssystem, am besten in Form einer App. Diese ermöglicht es eurem Team, sich mit nur wenigen Klicks einen passenden Arbeitsplatz auszusuchen und für den gewünschten Zeitraum zu reservieren. Und falls nötig, können sie ihre Buchung genauso einfach wieder stornieren. So haben alle Mitarbeitenden immer einen Echtzeit-Überblick über die Büroausnutzung für die kommenden Tage. Darüber hinaus können sie sehen, wo die Lieblingskolleg:innen oder das eigene Team sitzen und sich dementsprechend den eigenen Sitzplatz aussuchen.

Bei der Wahl der Desk Booking App solltet ihr darauf achten, dass sie intuitiv zu bedienen ist und sich in andere Anwendungen, wie z. B. Chatdienste und Kalender, integrieren lässt. Das baut Hemmschwellen ab und vereinfacht die Nutzung für das Team. Zusätzliche Funktionen wie die Zugangsbeschränkungen für bestimmte Bereiche oder Check-In-Prozesse sind ebenfalls nützlich. Auch auf die Analysefähigkeit der Software solltet ihr Acht geben. Im besten Fall ermöglicht sie nämlich nicht nur die Schreibtischbuchung, sondern liefert euch auch Informationen zur Auslastung und Nutzung des Büros. Mithilfe dieser Daten könnt ihr euer Büro weiter optimieren und zu einem noch besseren Arbeitsort machen.

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Seid offen für Veränderung

Die Umstellung von festen Arbeitsplätzen auf flexible Schreibtischnutzung ist für die Belegschaft nicht immer einfach. Umso wichtiger ist es, dass ihr sie von Anfang an in den Prozess miteinbezieht und langsam an das Thema heranführt. Wer sich für die Veränderung bereit zeigt, der wird schon bald von dem offenen und sozialen Charakter des neuen Systems profitieren können.

Doch nicht nur die Belegschaft sollte für Veränderung bereit sein. Auch das Management sollte — vor allem in Bezug auf die Büronutzung und Raumkonzepte — offen für Neues sein. Der Umstieg auf weniger, aber dafür flexible Tische bietet viel Raum für innovative Ideen. Es muss nicht immer die Verkleinerung des Büros sein. Wie wäre es, wenn der freigewordene Raum stattdessen in Gemeinschaftsbereiche, Meetingräume oder Telefonboxen umgewandelt wird? So unterstreicht ihr den Fokus aufs Miteinander und unterstützt die hybride Kommunikation im Team.

Gleiche Ausstattung für alle

Dieser Punkt gilt in jedem Büro, ist aber bei flexiblen Schreibtischen besonders wichtig: Alle Arbeitsplätze sollten identisch ausgestattet sein. Nur so haben alle Plätze den gleichen Stellenwert und alle Mitarbeitenden die gleiche Chance auf einen guten Arbeitsplatz. Wenn einige Schreibtische besser ausgestattet sind oder mehr Komfort bieten als andere, erschafft das ein Ungleichgewicht und erhöht die Nachfrage nach diesen Plätzen.

Zu einer guten Ausstattung eines jeden Arbeitsplatzes sollten immer ein ergonomischer Schreibtischstuhl, ein am besten höhenverstellbarer Schreibtisch, ein zweiter Monitor, eine Tastatur, eine Maus und ein Headset gehören. Diese Essentials machen die Arbeit nicht nur angenehmer, sondern auch gesünder.

Persönlicher Touch mit klaren Regeln

Flexible Schreibtischnutzung bedeutet auch, dass es weniger Raum für Persönliches gibt. Doch der Ordner mit den Kundeninformationen und das Familienfoto müssen nicht vollständig aus dem Büro verschwinden. Stellt im Büro Schließfächer auf, in denen die Mitarbeitenden ihre persönlichen Gegenstände lagern können. So können sie an Bürotagen direkt auf diese Dinge zugreifen und ihren jeweiligen Schreibtisch nach ihren Wünschen einrichten.

Doch natürlich sollte es Grenzen geben. Während ein, zwei persönliche Gegenstände am Arbeitsplatz für ein gutes Gefühl sorgen, lenkt eine große Souvenirsammlung eher von der Arbeit ab. Und da am nächsten Tag vermutlich ein anderer Mitarbeitender den Schreibtisch benutzt, sollten klare Regeln zum Verlassen der Schreibtisch eingeführt werden. Alles Persönliche sollte bei Feierabend vom Platz entfernt, und dieser aufgeräumt werden. Dann muss die nächste Person ihren Arbeitstag nicht damit starten, den Arbeitsplatz auf Vordermann zu bringen.

Macht mehr draus als nur Desk Booking

Warum bei der Buchung von Schreibtischen aufhören? Nutzt euer Buchungssystem dafür, eurem Team auch die Reservierung von anderen Büroressourcen zu ermöglichen. Meetingräume, Beamer, Parkplätze — ihr habt es in der Hand. Je mehr Ressourcen ihr in das Buchungssystem integriert, desto einfacher macht ihr den Mitarbeitenden ihre koordinierte, gemeinsame Nutzung. Doppelbuchungen für Konferenzräume oder zu wenige freie Parkplätze am Montagmorgen gehören damit der Vergangenheit an.

Entdeckt Desk Booking auch für euer Unternehmen

Desk Booking ist mehr als nur ein Tool, das die Umstellung auf flexible Arbeitsplätze unterstützt und eine reibungslose Koordination ermöglicht. Es ist vor allem eine Chance. Dafür, neue Raumkonzepte zu entwickeln, den Austausch innerhalb der Belegschaft zu stärken und ein chancengleiches Büro zu schaffen. Desk Booking bedeutet, mit nur wenigen Klicks das hybride Arbeitsmodell zu festigen und dafür zu sorgen, dass das Büro ein attraktiver, interaktiver Arbeitsplatz wird.