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Strategien, um Mitarbeitende wieder häufiger ins Büro zu bringen

deskbird
10 min readFeb 19, 2024

by deskbird editorial team

Vor einigen Jahren war das Konzept von Homeoffice für viele kein Thema: Montag bis Freitag um 7:00 Uhr morgens aufstehen, um im Stau zu stehen oder sich durch überfüllte Öffis zu drängeln — von Bahnstreiks ganz zu schweigen. So manch Frühaufsteher:in brach in der eisigen Dämmerung mit einem Mehrweg-Kaffeebecher in der Hand auf, um um 9:00 Uhr munter im Büro zu erscheinen.

Dies ist jedoch für viele, wenn nicht die meisten von uns, nicht mehr die Realität. Eine Pandemie, gefolgt von der Entstehung neuer Arbeitstechnologien und einer Gesellschaft, die gezwungen war, sich an

die Arbeit im Homeoffice anzupassen, hat die Wünsche, Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter grundlegend verändert. Und obwohl die zusätzliche Stunde Schlaf und der kurze „Spaziergang“ zu unserem Homeoffice großen Reiz haben, haben wir schnell gemerkt, dass etwas fehlt. Die menschliche Verbindung.

Nun stehen wir an einem Scheideweg — bringen wir Menschen zurück ins Büro oder nicht?

Es gibt Führungskräfte, die bestehen darauf, dass alle täglich im Büro anwesend sind, unter dem Vorwand, dass „echte Arbeit“ nicht von zu Hause aus erledigt werden kann und außerhalb des Büros nicht so produktiv ist. Nicht überraschend haben Mitarbeiter gegen solche Maßnahmen Widerstand geleistet, in dem Bestreben, für ihre Work-Life-Balance und den neu gefundenen Komfort zu kämpfen. Was wir jedoch oft vergessen, ist, dass diese Wünsche nicht gegenseitig ausschließend sind. Glückliche, ausgeruhte Mitarbeiter können neben einer Führung existieren, die die Lücke zwischen Zuhause und Büro schließen möchte. Der Schlüssel hierbei, wie viele Organisationen herausgefunden haben, ist die hybride Arbeit. Doch sobald dieses Modell implementiert und etabliert wurde, wie bringt man die Menschen dazu, ihre mühelosen Morgen aufzugeben für einen körperlich und sozial anstrengenden Tag im Büro? Man muss es so darstellen, dass es Vertrauen und Autonomie fördert und die Anreise lohnenswert macht. Wir werden Ihnen zeigen, wie das geht.

Wie fühlen sich die Menschen tatsächlich bei der Rückkehr ins Büro?

Hinsichtlich der Einstellung der Mitarbeiter:innen zur Arbeit im Homeoffice ist klar, dass flexible Arbeit das bevorzugte Modell ist, egal ob es sich um einige Tage von zu Hause aus oder vollständig remote handelt. 57 % der Arbeitnehmer würden sich nach einem neuen Job umsehen, wenn keine Möglichkeiten für Fernarbeit geboten werden (FlexJobs). Mehr als die Hälfte der Mitarbeiter:innen haben eine so starke Vorliebe für Flexibilität, dass sie ihr derzeitiges Arbeitsverhältnis riskieren würden, um eines zu finden, das dieser Erwartung entspricht. Das bedeutet, Flexibilität ist einer der Schlüsselfaktoren bei der Jobsuche. Untersuchungen zeigen sogar, dass einige für die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, einen Gehaltsverzicht in Kauf nehmen würden.

Während Fernarbeiter:innen eine Verbesserung ihrer Work-Life-Balance (71 %) festgestellt haben, fühlen sie sich weniger mit den Kollegen verbunden (53 %), laut Pew Research. Diese Work-Life-Balance ist schwer zu erreichen ohne Arbeitsflexibilität und ermöglicht es den Menschen, andere Aspekte ihres Lebens, wie Familie und Gesundheit, zu priorisieren. Sie dazu zu bringen, einige dieser Vorteile aufzugeben und dann ins Büro zu kommen, könnte herausfordernd sein. Es gibt auch andere Faktoren, die die Bereitschaft der Mitarbeiter:innen zur Rückkehr beeinflussen. Wenn Sie sich mit der narrativen Beschreibung zu Beginn des Artikels identifizieren können, verstehen Sie die Schwierigkeiten des täglichen Pendelns. Die Arbeit im Homeoffice eliminiert diesen Kampf für viele, indem sie Kosten, Energie und Zeit spart. Besonders für diejenigen, die weit von ihrem Arbeitsplatz entfernt wohnen, kann das Pendeln ein großer Nachteil des Büroalltags sein.

All dies gesagt, die Menschen zurück ins Büro zu bringen, ist keine leichte Aufgabe.

Strategien, für Animateur:innen

Bauen Sie eine überzeugende Argumentation für Bürotage auf

Mitarbeitende zurück ins Büro zu bringen, ist meist eine Frage des Mehrwerts.

Dies kann für verschiedene Menschen unterschiedliche Bedeutungen haben, aber Unternehmen müssen den Wert der persönlichen Arbeit vor Ort verdeutlichen. Wie die Work-Life-Balance, die durch die Arbeit im Homeoffice geboten wird, ist der Besuch im Büro zentral für den Aufbau von Beziehungen und Gemeinschaft. Es ist auch entscheidend für Aufgaben, die Innovation und Brainstorming-Sitzungen erfordern. Daher sollten Führungskräfte beim Aufbau einer überzeugenden Argumentation für Bürotage die kollaborativen Vorteile des Treffens mit anderen Kollegen in Echtzeit hervorheben. Neben Verbesserungen der Arbeitsqualität, die Mitarbeiter erwarten können, können sie auch persönliche Vorteile erwarten. Zeigen Sie ihnen, wie sie im Büro eine Gemeinschaft mit anderen Kollegen finden können und erklären Sie, dass dies im Kern der Kultur Ihrer Organisation steht.

Bieten Sie flexible Arbeitszeitoptionen an

Wenn Sie wollen, dass Ihr Team Ihre Wünsche erfüllt, wie ihre Anwesenheit im Büro, müssen Sie auch ihre Bedürfnisse respektieren. Mitarbeitenden zu zeigen, dass Sie sich um ihre Work-Life-Balance und ihren Bedarf an Homeoffice-Tagen kümmern, wird sie dem Team gegenüber loyaler und motivierter machen, persönlich teilzunehmen.

Die Bereitstellung flexibler Arbeitszeitoptionen ist der beste Weg, dies zu tun, und kann je nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation und einzelner Teams viele Formen annehmen. Zum Beispiel ermöglichen gestaffelte Arbeitszeiten jeder Person, zu unterschiedlichen Zeiten zu beginnen und zu enden. Sie werden nicht nur das Gefühl haben, die Kontrolle über ihren eigenen Zeitplan zu haben, sondern sie können auch dann arbeiten, wenn sie am produktivsten und am wenigsten abgelenkt sind.

Bieten Sie Mitarbeiteranreize und -vorteile

Während sich sowohl Remote- als auch Büroangestellte wertgeschätzt fühlen sollten, wird das Vorhandensein kleiner Anreize im Büro einen zusätzlichen Anstoß geben, sie zur Tür hereinzubekommen. Diese müssen nicht extravagant sein und können andere Teile ihres Lebens, wie Gesundheit und Wohlbefinden, fördern. Das Angebot eines Trainingskurses oder einer Meditation im Büro ist eine großartige Möglichkeit, nicht nur Menschen ins Büro zu bringen, sondern auch sicherzustellen, dass sie sich entspannt und glücklich fühlen, wenn sie dies tun.

Außerdem sollte sich das Büro wie ein Ort anfühlen, der der Arbeit förderlich ist und Annehmlichkeiten bietet, die anderswo nicht zu finden sind. Zum Beispiel sind große Monitore oder Technologie, die sie zu Hause nicht haben, eine voll ausgestattete Küche und Fahrradständer für nachhaltige Pendler:innen perfekte Ergänzungen.

Schließlich ist das Knüpfen persönlicher Kontakte ein Schlüsselaspekt der Arbeit vor Ort. Fördern Sie dies durch Büroveranstaltungen. Einige Mitarbeitende werden kommen, aber es fällt ihnen schwer, Kollegen zu treffen oder in ihrem Zeitplan Platz dafür zu finden. Dies gilt insbesondere für neue Mitarbeitende. Die Planung von Büroveranstaltungen, an denen jeder teilnehmen kann, bietet nicht nur Unterhaltung, sondern macht die Anreise auch durch die Förderung der persönlichen Beziehungsentwicklung lohnenswert.

Implementieren Sie Software für Desk Sharing und hybrides Arbeiten

Manchmal liegt die Schwierigkeit, Mitarbeitende ins Büro zu bekommen, an einem Mangel an Schreibtischen oder Besprechungsräumen. Die Implementierung einer Schreibtischbuchung oder einer Wochenplanungslösung ermöglicht es ihnen zum Beispiel, im Voraus einen Schreibtisch oder Raum zu buchen. Niemand möchte eine lange Anreise auf sich nehmen, nur um festzustellen, dass der benötigte Platz nicht verfügbar ist. Sicherzustellen, dass sie ihre Schreibtische und Ressourcen erhalten, wird ein großer Anreiz sein. Zusätzlich ermöglichen Apps wie deskbird den Mitarbeitenden zu sehen, wer an welchen Tagen im Büro ist, und regt sie dazu an, sich ihren Kollegen oder Teammitgliedern anzuschließen. Ein solches System bietet Autonomie und vereinfacht Prozesse, sodass der Gang ins Büro für Mitarbeitende und Desk Sharing kein Hindernis darstellt.

Wie Sie das Büro ‚lohnend‘ machen

Schaffen Sie eine förderliche Arbeitsumgebung

Damit sich Ihr Team auf den Weg ins Büro freut, muss dort eine komfortable, einladende Umgebung auf sie warten.

Niemand lässt sich von Reihen grauer Kabinen und kostenlosem Instantkaffee überzeugen. Der Arbeitsplatz muss eine einzigartige und positive Atmosphäre bieten. Tauschen Sie Einheitsstühle und -tische gegen eine Auswahl an Gruppenarbeitstischen, Einzelarbeitsplätzen und Stehpulten aus, um allen Bedürfnissen und Vorlieben gerecht zu werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Möbel ergonomisch sind und zu jedem Arbeitsplatz passen. Dies trägt zum Komfort bei und beeinflusst Effizienz und Interaktionen innerhalb des Arbeitsplatzes.

Eine weitere physische Veränderung, die das Arbeitserlebnis verbessert, ist das biophile Design, also das Einbringen von Elementen der Natur in den Raum. Dieses Konzept spricht alle Sinne an, lindert Stress und verbessert das Wohlbefinden.

Schließlich muss die richtige Technologie und Infrastruktur vorhanden sein, um die Bedürfnisse jeder Rolle zu unterstützen. Haben Ihre Designer Tablets und hat Ihr Datenexperte mehrere Monitore? Gibt es ein Schreibtischbuchungssystem, damit die Mitarbeiter die Schreibtische erhalten, die sie benötigen? Diese Überlegungen mögen einfach klingen, aber sie können der Unterschied zwischen einem leeren Arbeitsplatz und einem belebten Büro sein.

Strukturieren Sie bedeutungsvolle persönliche Interaktionen

Wie wir hervorgehoben haben, ist einer der Hauptgründe für die Arbeit im Büro die Möglichkeit, Bindungen mit Kollegen einzugehen. Die BBC berichtet, dass 81 % der Unter-35-Jährigen befürchten, einsam zu werden, wenn sie lange Zeit im Homeoffice arbeiten. Mit der Technologie, die viele unserer Geschäftsfunktionen antreibt, haben wir die Menschlichkeit verloren, die wir früher mit dem Büro in Verbindung gebracht haben. Wie oft sind Sie ins Büro gegangen, um Ihren Laptop zu öffnen und Videokonferenzen mit anderen Remote-Teammitgliedern zu führen? Manche würden fragen: „Was bringt das?“. Vor diesem Hintergrund müssen diese Interaktionen von den Führungskräften innerhalb der Organisation gefördert werden. Dies kann durch Teambuilding-Aktivitäten wie Teamessen, organisierte Aktivitäten oder geplante Kaffeegespräche geschehen.

Für jüngere Mitarbeitende Ihres Teams sind diese Interaktionen entscheidend für den Fortschritt ihrer Karriere, da sie von erfahrenen Personen lernen können. Die Gelegenheit für diese Momente nimmt mit vollständiger Fernarbeit ab. Forbes berichtet, dass 64 % der Menschen ihre Rolle aufgeben würden, weil es an Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung mangelt. Da die Weiterbildung für jeden in der heutigen Arbeitswelt, insbesondere für Millennials und Gen-Z, von entscheidender Bedeutung ist, stellt das Angebot zur Kompetenzentwicklung einen großen Anreiz für den Arbeitsplatz dar.

Anerkennen und Belohnungen für Leistungen

Hybride Arbeitsmodelle sind nur erfolgreich, wenn es Vertrauen und Autonomie gibt. Viele Führungskräfte haben die Wirksamkeit und Produktivität des Systems bezweifelt, aber dieses mangelnde Vertrauen macht Mitarbeitende noch distanzierter. Stattdessen sollten Manager:innen eine gegenseitige Vertrauenskultur durch Anerkennung aufbauen. Wenn die Menschen nicht jeden Tag im Büro sind, werden Glückwünsche und das Feiern von Meilensteinen oft vergessen, da sie nicht in unseren täglichen Kalendern geplant sind. Daher können gezielte Anerkennungsmomente, insbesondere wenn sie persönlich stattfinden, viel bewirken. Werfen Sie zum Beispiel eine vierteljährliche Party, die die Menschen ins Büro bringt und ihnen zeigt, wie viel Wert sie für das Team darstellen.

Warum das hybride Modell die beste Lösung ist

Während viele Führungskräfte ihre Teams drängen, im Büro zu sein, stimmen die Interessen nicht überein. Wie wir gesehen haben, stoßen strikte Regeln auf viel Gegenwehr. Wir leben einfach in einer anderen Welt nach der Pandemie, und die Erwartungen an Flexibilität haben sich geändert. Anstatt also eine strenge Regel zu implementieren, die die Bindung von Mitarbeitenden beeinträchtigen könnte, setzen Sie einen hybriden Ansatz um. Es gibt eine Reihe guter Gründe:

Es balanciert Autonomie und Zusammenarbeit aus

Wenn es um Arbeitspräferenzen geht, haben Führungskräfte und Mitarbeitende konkurrierende Erwartungen. Aber was sie erkennen müssen, ist, dass ihre Ziele dieselben sind: produktive und effiziente Arbeit. An Homeoffice-Tagen können Teams Tools und Technologien nutzen, die virtuelle Zusammenarbeit erleichtern, wie synchrone Messaging-Plattformen (z. B. Slack), Videokonferenzen (z. B. Zoom) und Aufgabenverwaltungstools (z. B. ClickUp). Die richtige Software stellt sicher, dass wichtige Dokumente nahtlos übertragen werden, Ideen geteilt und persönliche Beziehungen in Remote-Umgebungen entwickelt werden.

Während wir in diesem Artikel die Rückkehr ins Büro diskutiert haben, erkennt die hybride Arbeit auch den Wert fokussierter, unabhängiger Arbeit an. Diese Tage zu Hause tragen erheblich zur Produktivität bei, da sie Ablenkungen wie einen gesprächigen Kollegen begrenzen. Ununterbrochener Fokus ist entscheidend für die Aufgabenerfüllung. Daher sind diese Tage zu Hause genauso wichtig wie die im Büro verbrachten Tage.

Es verbessert die Work-Life-Balance

Die Diskussion über hybride Arbeit hat sich um ihre positive Auswirkung auf die Work-Life-Balance konzentriert. Auch wenn es offensichtlich erscheint, gibt es einen Grund dafür! Menschen fühlen sich weniger gestresst, wenn sie nicht stundenlang im Verkehr pendeln müssen, um zur Arbeit zu kommen. Sie fühlen sich auch ausgeglichener, wenn sie Zeit haben, ihre Kinder in die Schule zu bringen oder morgens eine zusätzliche Stunde für Sport zu haben. Diese zusätzlichen Stunden jede Woche, auch nur für zwei Tage, tragen zu mentalem und physischem Wohlbefinden bei.

Es steigert Produktivität und Innovation

Da Hybrid „das Beste aus beiden Welten“ bietet, sehen Unternehmen eine Zunahme einer Reihe von Schlüsselfaktoren für den Erfolg. Die Mischung aus unabhängiger Arbeit zu Hause und kollaborativer Arbeit im Büro ist die perfekte Mischung für Innovation. Tiefes Nachdenken zu Hause kann den Fokus und die Ideenfindung steigern, was durch den Austausch von Ideen mit Kollegen ergänzt wird. Außerdem sind glückliche Mitarbeitende einfach produktiver, laut Forschung der Universität Oxford. Wir alle möchten das Wohlbefinden unseres Teams auf menschlicher Ebene verbessern, aber wenn dies Führungskräfte nicht überzeugt, werden tatsächliche Verbesserungen der Produktivität dies tun. Eine so dynamische Umgebung ermöglicht es den Menschen, verschiedene Elemente ihres Lebens zu priorisieren, was ihnen nicht nur persönlich, sondern auch in ihrer Arbeit zugutekommen wird.

Menschen dazu zu bringen, ins Büro zurückzukehren, ist keine leichte Aufgabe, wenn man den neu gefundenen Komfort und die Work-Life-Balance berücksichtigt, die das Arbeiten von zu Hause bietet. Die Lösung liegt jedoch in der Umarmung eines hybriden Arbeitsmodells, das individuelle Bedürfnisse respektiert und gleichzeitig Zusammenarbeit und Innovation fördert.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Team persönlich mehr präsent ist, muss es eine überzeugende Argumentation für Bürotage geben. Zuerst müssen Führungskräfte den Wert von Face-to-Face-Interaktionen sowohl für den Beziehungsaufbau als auch für die Innovation betonen. Mit anderen Worten, kommunizieren Sie nicht nur dessen Vorteile für das Unternehmen, sondern auch für das Wachstum jedes Einzelnen. Darüber hinaus können Anreize und Vergünstigungen Mitarbeiter weiter motivieren, ins Büro zurückzukehren.

Jetzt, da Sie es geschafft haben, Mitarbeitende ins Büro zu bringen, möchten Sie, dass sie weiterhin kommen. Machen Sie die Anreise lohnenswert, indem Sie hybride Arbeitssoftware implementieren, wie die deskbird Desk Sharing-App (die Sie kostenlos ausprobieren können), um Mitarbeitenden zu ermöglichen, ihre Bürotage effektiv zu planen. Außerdem schaffen Sie eine förderliche Arbeitsumgebung. Dazu gehören physische Änderungen wie ergonomische Möbel und die Integration biophiler Designelemente zur Steigerung des allgemeinen Wohlbefindens. Stellen Sie schließlich sicher, dass sie das erhalten, was Sie versprochen haben: diese bedeutungsvollen persönlichen Interaktionen. Dies kann von Führungskräften durch Teambuilding-Aktivitäten und geplante Interaktionen erleichtert werden.

Es gibt keinen Einheitsansatz für die Arbeitsplatzstrategie. Wenn alles andere fehlschlägt, hören Sie auf Ihre Mitarbeitenden. Sie sind das Rückgrat Ihrer Organisation. Verstehen Sie, was sie benötigen, um ins Büro zurückzukehren, und was sie erwarten, wenn sie dort ankommen. Nicht nur wird dies eine Kultur des Vertrauens und Respekts aufbauen, sondern es wird auch sicherstellen, dass Ihr Büro wieder lebendig ist!

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