Besseres Raummanagement dank Room Scheduling Software

In der neuen, hybriden Arbeitswelt hat sich die Rolle des Büros stark gewandelt. War es früher ganz selbstverständlich der Ort, an dem Mitarbeitende ihrer Arbeit nachgegangen sind, ist es heutzutage vor allem soziales Zentrum eines Unternehmens. Denn im Gegensatz zum Homeoffice bietet die Arbeit im Büro die Möglichkeit, sich mit den Kolleg*innen auszutauschen, kreativ zusammenzuarbeiten oder persönliche Meetings abzuhalten. Neue Raumkonzepte und Konferenzräume unterstützen diese soziale Funktion des Büros.

Doch mit steigender Bedeutung von Gemeinschafts- und Meetingräumen steigt auch ihre Nachfrage. Besonders für hybride Unternehmen ist es daher wichtig, dass ihre Mitarbeitenden diese Räume einfach und selbständig reservieren können. Eine Room Scheduling Software ist genau dafür gedacht. Sie ermöglicht es den Angestellten, auf einen Blick zu sehen, welche Räume verfügbar sind, und diese in wenigen Klicks zu buchen. Dadurch gehören Doppelbelegungen und die Suche nach freien Besprechungsräumen der Vergangenheit an.

Das Büro als soziales Zentrum

Im Zuge von Hybridarbeit hat der direkte Austausch zwischen Mitarbeitenden neue Bedeutung gewonnen. Bedeutet Homeoffice vor allem Ruhe, bessere Einbindung in den Alltag und weniger Pendeln, so fehlt andererseits der persönliche Kontakt mit den Teammitgliedern. Dieser ist dafür an Bürotagen besonders wertvoll und wird in vielen hybriden Unternehmen durch neue Raumkonzepte und Gemeinschaftsbereiche gefördert. Hier werden Gedanken ausgetauscht, Ideen durchgespielt und soziale Kontakte geknüpft.

Besonders Besprechungsräume spielen im flexiblen Arbeitsmodell eine zentrale Rolle. Sie helfen dabei, sowohl das eigene als auch externe Teams zusammenzubringen und den Austausch miteinander zu fördern. Dementsprechend beliebt ist die Nutzung von Meetingräumen. Zusätzlich führt die hohe Anzahl an digitalen Meetings, an denen viele Mitarbeitende täglich teilnehmen, zu einer großen Nachfrage an separaten, ungestörten Räumlichkeiten. Doch die Anzahl solcher Meetingräume und Telefonboxen im Büro ist begrenzt. Stress bei der Raumsuche und Doppelbelegungen sind häufig die Folge. Doch eine Room Scheduling Software kann dabei helfen, genau diesen Problemen vorzubeugen.

Raummanagement mit Room Scheduling Software

Eine sogenannte Room Scheduling Software oder auch Room Booking Software (engl. für Raumbelegungssoftware bzw. Raumbuchungssoftware) hat eine simple Aufgabe: Mitarbeitenden zu ermöglichen, digital den für ihre jeweiligen Bedürfnisse passenden Büroraum zu finden und für sich zu reservieren. Dadurch können sie sicherstellen, dass ihnen für ihr Meeting immer der richtige Raum zur Verfügung steht. Situationen, in denen spontan keine Räume frei sind oder gar doppelt belegt sind, werden so effektiv vermieden. Und das Beste: Oft ist die Buchung in nur wenigen Klicks abgeschlossen.

Eine Room Scheduling Software existiert sowohl eigenständig als auch als Teil einer umfassenderen Buchungssoftware. So ist die Raumbuchung integraler Bestandteil unserer deskbird-App.

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Die Vorteile einer Room Scheduling Software im Überblick

Es gibt eine Vielzahl an verschiedenen Room Scheduling Softwares, die euer Büromanagement deutlich verbessern können. Doch Software ist nicht gleich Software. Bei der Auswahl eures Tools solltet ihr darauf achten, dass die folgenden Funktionen enthalten sind. Hier sind die wichtigsten Merkmale, auf die ihr achten solltet.

Alles auf einen Blick

„Information is key“. Das gilt auch für eine gute Room Scheduling Software. Mitarbeitende sollten sich jederzeit schnell einen Überblick darüber verschaffen können, welche Besprechungsräume ihnen zur Verfügung stehen und wodurch diese sich auszeichnen. Manche Räume sind dank leistungsfähigem Projektor und Soundsystem vermutlich eher für hybride Meetings geeignet als solche, bei denen ein runder Besprechungstisch oder ein großes Whiteboard die zentralen Elemente sind. Auch die Größe und damit die maximale Anzahl an Personen variiert von Raum zu Raum. Genau diese wichtigen Informationen über die einzelnen Räume sollten in einer Room Scheduling Software gut sichtbar sein. Nur so können Mitarbeitende stets den Raum buchen, der ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Noch wichtiger als die Beschaffenheit der einzelnen Räume ist ihr Belegungsplan. Ein Buchungssystem sollte direkt anzeigen, welche Raumoptionen für die gewünschte Zeit zur Verfügung stehen, und welche belegt sind. Ein zusätzlicher Hinweis, wann ein bereits reservierter Raum wieder verfügbar ist, kann zusätzlich hilfreich sein.

Einfache Handhabung

Die besten digitalen Anwendungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie einfach verständlich und intuitiv zu bedienen sind. Eine Raumbuchungssoftware sollte es Mitarbeitenden deshalb ermöglichen, einen Raum in nur wenigen Klicks zu buchen. Auch die Änderung einer Buchung, wenn sich z. B. der Meetingzeitpunkt verschiebt, oder eine vollständig Buchungsstornierung sollte nicht länger als wenige Sekunden dauern. Je unkomplizierter das Nutzererlebnis, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeitenden die Software gerne und regelmäßig nutzen.

Synchronisierung mit euren Kalendern

Die Möglichkeit, die Room Scheduling Software direkt mit digitalen Kalendern zu verknüpfen, ist sowohl beim ersten Setup als auch bei der weiteren Nutzung sehr hilfreich. Dadurch erspart ihr euch einerseits die manuelle Importierung der verfügbaren Räume in die neue Software und stellt andererseits sicher, dass neue Raumbuchung für alle sichtbar immer auch in den Kalendern erscheinen. Diese Verbindung zwischen Buchungssoftware und Kalender erfordert meist nur wenig Arbeit, hat aber eine große Wirkung. Mit welchen Kalendern sich eine Scheduling Software verknüpfen lässt, hängt vom Anbieter ab. Prüft daher sorgfältig, ob eine Synchronisation mit eurem Kalendersystem möglich ist.

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Analysiert das Potential eurer Besprechungsräume

Hybridarbeit bedeutet vor allem viel Veränderung für die Art und Weise, wie das Büro genutzt wird. Da die Anwesenheit der Belegschaft selten 100% beträgt, sind weniger einzelne Schreibtische nötig, Meetingräume und Telefonboxen werden hingegen öfter und intensiver genutzt. Das bewegt viele Unternehmen dazu, das Raumkonzept ihres Büros zu überdenken und Individualplätze langfristig in Gemeinschaftsräume und Besprechungszimmer umzuwandeln. Doch woher sollen Unternehmen wissen, wann dem Team genügend Meetingräume zur Verfügung stehen? Hier kann eine Room Scheduling Software helfen.

Dank der Analysefunktion eurer Software habt ihr immer einen Überblick über die aktuelle und historische Auslastung der einzelnen Meetingräume. Das hilft euch zu verstehen, ob Besprechungsräume chronisch ausgebucht sind, oder ob das Angebot ausreicht und Räume auch für spontanere Buchungen noch zur Verfügung stehen. Darüber hinaus könnt ihr durch eine Buchungssoftware nachvollziehen, welche Räume am meisten genutzt werden und welche oft leer stehen. Dank dieses datenbasierten Wissens könnt ihr gezielt Änderungen vornehmen und das Raumkonzept eures Büros weiter verbessern, bis ihr die optimale Anzahl und Ausstattung an Räumen erreicht.

Mit einer Room Scheduling Software das Büro optimal nutzen

Eine Room Scheduling Software kann mehr, als euren Mitarbeitenden die Buchung von Gemeinschaftsräumen, Besprechungszimmern oder Telefonboxen zu ermöglichen. Sie schafft ein intuitives Nutzererlebnis, synchronisiert sich automatisch mit eurem Kalendersystem, beugt Doppelbelegungen vor und ermöglicht die Verbesserung eures Bürokonzeptes. Vor allem für hybride Unternehmen ist sie daher eines der wichtigsten Tools. Mit einer solchen Software könnt ihr das Beste aus eurem Büro herausholen und das soziale Miteinander innerhalb der Belegschaft fördern.