Es ist das zentrale Element der flexiblen Bürokultur und in nahezu jedem hybriden Unternehmen zu finden: Desk Sharing (englisch für “geteilte Schreibtischnutzung”). Bei diesem Konzept wird nicht länger jedem Teammitglied ein fester Arbeitsplatz zugeteilt, sondern die verfügbaren Schreibtische werden jeden Tag aufs Neue frei unter den Mitarbeitenden verteilt. Klingt chaotisch, muss es aber nicht sein. Mit der richtigen Software und Planung kann Desk Sharing zur Wunderwaffe im hybriden Büroalltag werden. Schlankere Büros, zufriedenere Mitarbeitende und geringere Kosten sind nur einige Vorteile, die das Modell bietet.
Damit auch ihr das Beste aus Desk Sharing herausholen könnt, haben wir euch diesen ultimativen Leitfaden zusammengestellt. Darin erfahrt ihr, wie ihr von Desk Sharing profitieren könnt, worauf es bei der Umsetzung ankommt und welche Voraussetzungen ihr schaffen müsst, damit Desk Sharing langfristig gut funktioniert. Also, schaut rein!
Desk Sharing als Zukunft des Büros
Die Rolle des Büros hat sich für viele Unternehmen und Mitarbeitenden in den letzten Jahren stark gewandelt. War es einst ganz selbstverständlich der Ort, an dem man seiner Arbeit nachgegangen ist, ist das Büro mittlerweile nur noch ein möglicher Arbeitsplatz von vielen. Remote Work, Homeoffice und Hybridarbeit haben dazu geführt, dass immer mehr Mitarbeitende von woanders aus arbeiten und ihren Schreibtisch im Büro deutlich seltener nutzen. Was für die Mitarbeitenden mehr Freiheit und Flexibilität bedeutet, führt im Büro zu Leerstand und schlechterer Arbeitsatmosphäre. Genau diesem Effekt wirkt Desk Sharing entgegen.
Beim Desk Sharing wird die Anzahl der verfügbaren Schreibtische so reduziert, dass sie dem neuen, verringerten Bedarf an Arbeitsplätzen besser entspricht. Diese Plätze stehen dann allen Mitarbeitenden frei zur Verfügung und können an Bürotagen flexibel ausgewählt und genutzt werden. Und das jeden Tag aufs Neue. So “teilen” sich die Teammitglieder untereinander die Schreibtische, anstatt sich auf einen festen Arbeitsplatz zu beschränken. Die Vorteile dieser flexiblen Schreibtischnutzung sind so groß, dass vor allem hybride Unternehmen immer öfter auf starre Bürostrukturen verzichten und auf Desk Sharing umsteigen.
Alle Vorteile auf einen Blick
Der erfolgreiche Umstieg auf Desk Sharing erfordert nicht nur etwas Zeit, sondern auch gute Planung (siehe weiter unten). Warum also sollten Unternehmen diesen Schritt gehen und die Struktur im Büro so grundlegend ändern? Die Antwort: Weil es sich lohnt. Und zwar mehrfach.
Keine leeren Schreibtische mehr
Der erste Vorteil von Desk Sharing ist vor allem für hybride Unternehmen wichtig. Durch die gemeinsame Nutzung der Schreibtische und die Reduzierung der Arbeitsplätze wird dem Leerstand vorgebeugt, der sonst schnell durch Urlaub, Krankheit und Hybridarbeit entsteht. Anstatt dauerhaft leerstehenden Schreibtischen zu betreiben, können Betriebe die Anzahl an verfügbaren Arbeitsplätzen gezielt an den veränderten Bedarf anpassen und zu einer fast hundertprozentigen Belegungsquote zurückkehren.
Geringere Kosten dank Desk Sharing
Der Abbau von Schreibtischen im Büro verbessert nicht nur die Atmosphäre, sondern wirkt sich auch positiv auf die Bilanz am Monatsende aus. In einem ersten Schritt fallen durch weniger Arbeitsplätze auch weniger Fixkosten wie Schreibtisch, Monitor und Headset an. Zweitens führt eine Verringerung der Arbeitsplätze zu einer Reduzierung der monatlichen Nebenkosten, da z. B. die Ausgaben für Strom, Heizung und Wasser geringer ausfallen. Und zu guter Letzt können Unternehmen mithilfe von Desk Sharing auf kleinere Räumlichkeiten umsteigen. Insgesamt ist das Einsparpotential durch Desk Sharing also enorm.
Mehr Platz für die wichtigen Dinge
Nicht alle Unternehmen nehmen den freigewordenen Platz im Büro als Anlass, in kleinere Räumlichkeiten umzuziehen. Viele entscheiden sich dazu, die neugewonnenen Räume umzugestalten und den sozialen Charakter des Büros zu stärken. Neue Meetingräume, mehr Platz für die Kantine oder offene Gemeinschaftsbereiche sind nur einige Ideen, wie ein Büro aufgepeppt werden kann. Besonders wichtig ist dieser Ausbau der sozialen Bereiche für hybride Unternehmen, in denen das Büro eine wichtige Rolle bei der Stärkung der Kommunikation und Bindung im Team spielt.
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Flexible Schreibtische für flexibles Miteinander
In klassischen Büros herrschen oft recht starre Strukturen. Mitglieder bestimmter Abteilungen sitzen oft nebeneinander, Schreibtische und Sitznachbarn sind fest zugeteilt und manche Mitarbeitende sitzen in privilegierten Einzelbüros. Desk Sharing bringt mehr Schwung in diesen Arbeitsalltag. Jeden Tag können sich die anwesenden Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz frei aussuchen und so mit immer wieder neuen Kolleg:innen in Kontakt kommen. Das fördert den abteilungsübergreifenden Austausch in der Belegschaft und kann zu kreativen Ideen und neuen Freundschaften führen. Desk Sharing ist damit ein wichtiges Tool für mehr Gemeinschaftsgefühl im Betrieb.
Schritt für Schritt: Leitfaden für erfolgreiches Desk Sharing
Die Umstellung von festen Arbeitsplätzen auf Desk Sharing klingt zwar recht simpel, will aber gut geplant und sorgfältig umgesetzt sein. Ansonsten riskiert ihr, dass ihr eure Belegschaft mit der neuen Situation überfordert oder voreilige Entscheidungen trefft. Damit euch das nicht passiert, haben wir für euch unseren Step-by-Step Guide entwickelt. Er hilft euch dabei, Desk Sharing so gut und reibungslos wie möglich umzusetzen.
Definiert euer Ziel
1.Die Motivationen, auf Desk Sharing umzusteigen, sind vielfältig. Bevor ihr zum neuen Büromodell wechselt, solltet ihr euch darüber klar werden, was ihr mit Desk Sharing erreichen wollt. Möchtet ihr leeren Schreibtischen entgegenwirken? Wollt ihr die Strukturen im Büro auflockern und für mehr Durchmischung der Belegschaft sorgen? Oder möchtet ihr durch weniger Arbeitsstationen und Bürofläche einen gewissen Prozentsatz eurer monatlichen Kosten sparen? Vielleicht auch alle drei gleichzeitig? Nur, wenn ihr euch klar definierte Ziele setzt, könnt ihr den Erfolg des Desk Sharing auch entsprechend messen. Daher sollte eine konkrete Zielsetzung euer erster Schritt sein.
Bezieht euer Team von Anfang an mit ein
2. Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Tipp im ganzen Leitfaden: Lasst eure Belegschaft von Anfang an an der Umstellung auf Desk Sharing teilhaben. Denn von fest zugeteilten auf flexibel verfügbare Schreibtische umzusteigen, kann für viele eine große Umgewöhnung bedeuten. Befragt eure Mitarbeitenden daher vorab nach ihren Wünschen und ihren Erwartungen, aber auch nach ihren Ängsten und Sorgen. Auch während und nach dem Wechsel zu Desk Sharing solltet ihr ein offenes Ohr haben und euch regelmäßig mit eurem Team austauschen. So zeigt ihr einerseits Wertschätzung und habt andererseits die Möglichkeit, das System so lange zu verbessern, bis alle zufrieden sind.
Ohne Desk Booking-App geht nichts
3. Sie ist das Rückgrat jedes erfolgreichen Desk Sharings: Eine gute Desk Booking oder Workplace-Management-App. Sie hilft euch und euren Mitarbeitenden dabei, den neuen Alltag im Büro zu organisieren und für reibungslose Flexibilität zu sorgen. An Bürotagen können sich Angestellte mit Hilfe einer solchen App einen Überblick über die verfügbaren Schreibtische machen und sich mit nur wenigen Klicks ihren Arbeitsplatz für den Tag reservieren. So kommt es am Morgen zu keiner hektischen Suche nach einem freien Schreibtisch.
Doch eine gute Workplace-Management-App kann noch mehr. Sie bietet eurem Team Informationen darüber, wer wann und wo im Büro arbeitet, lässt sich im Handumdrehen in andere Apps wie MS Teams oder Slack integrieren und bietet euch wertvolle Analysen zur Auslastung des Büros. So macht sie Desk Sharing nicht nur so einfach, sondern gleichzeitig auch so erfolgreich wie möglich. Ihr solltet euch daher sicher sein, die richtige App gefunden zu haben, bevor ihr auf Desk Sharing umsteigt.
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Schafft die passenden Voraussetzungen im Büro
4. Damit die flexible Schreibtischnutzung gut funktioniert, muss nicht nur die Software, sondern auch die Hardware stimmen. Deshalb solltet ihr im Büro einige Vorkehrungen treffen, um das neue System für alle so angenehm und fair wie möglich zu gestalten. In einem ersten Schritt solltet ihr dafür sorgen, dass alle Arbeitsplätze gleich gut ausgestattet sind. Nur so stellt ihr sicher, dass alle Mitarbeitenden unabhängig vom gewählten Arbeitsplatz die gleichen Voraussetzungen haben und es zu keiner Übervorteilung kommt.
Zweitens ist es eine gute Idee, Aufbewahrungsmöglichkeiten für Persönliches und Arbeitsmaterialien zu schaffen. So müssen Mitarbeitenden nach Feierabend nicht jedes Mal ihren Laptop oder ihr Familienfoto mit nach Hause nehmen. Stattdessen können sie diese Gegenstände sicher über Nacht im Büro einlagern und haben sie am nächsten Morgen für den nächsten Arbeitsplatz direkt griffbereit
Drittens solltet ihr euch überlegen, was ihr mit dem freigewordenen Raum anstellen wollt. Je nachdem, wie viel Platz ihr durch die Umstellung auf Desk Sharing gewinnt, bieten sich unterschiedliche Möglichkeiten. Es empfiehlt sich, den Platz für soziales Miteinander zu nutzen und zum Beispiel kreative Gemeinschaftsbereiche oder einen Pausenraum einzurichten. Dadurch wirkt das Büro viel attraktiver und bietet Platz für mehr als nur Arbeit.
Ausprobieren, testen, verbessern
5. Ein wichtiger Punkt in unserem Leitfaden für Desk Sharing, der sich auf fast alle Arbeitsbereiche übertragen lässt: Mit der Einführung des neuen Systems ist es nicht getan. Genauso wichtig für den langfristigen Erfolg ist es, dass ihr euch bei eurem Team immer wieder Feedback holt, eventuelle Probleme besprecht und eure Version des Desk Sharings immer weiter verbessert. Auch die Daten eurer Workplace-Management-App können euch wertvolle Informationen bieten und euch dabei helfen, das Konzept noch besser an die Bedürfnisse eures Unternehmens und eures Teams anzupassen. Flexibilität ist gefragt — nicht nur in Bezug auf die Schreibtischwahl.
Der Weg zum Desk Sharing
Auf Desk Sharing umzusteigen, kann für viele Mitarbeitende am Anfang mit großer Unsicherheit verbunden sein. Doch das muss nicht sein. Mithilfe unseres Leitfadens für Desk Sharing könnt ihr gemeinsam mit eurer Belegschaft schon bald die vielen Vorteile der flexiblen Schreibtischnutzung genießen. Wichtig ist, dass ihr euch im Voraus über eure Ziele klar werdet, die Belegschaft mit einbezieht und vor dem Start die passenden Voraussetzungen schafft. So stellt ihr sicher, dass ihr für euch und euer Team das Bestmögliche aus Desk Sharing herausholt und zu einem attraktiven Büro der Zukunft werden.
