Die richtige IT-Infrastruktur für Hybridarbeit: Darauf sollten IT-Manager:innen achten
Der Umstieg auf Hybridarbeit ist für Unternehmen und Mitarbeitende meist ein großer Segen. Die Möglichkeit, Bürotage frei mit Homeoffice kombinieren zu können, baut Stress ab, erhöht die Attraktivität als Arbeitgeber und steigert die Produktivität. Es ist daher nicht überraschend, dass sich das flexible Arbeitsmodell mittlerweile großer Beliebtheit erfreut. Allerdings ist dieser Erfolg nicht selbstverständlich. Damit sich das Modell langfristig etabliert, müssen Unternehmen die entsprechenden digitalen Weichen stellen und eine starke IT-Infrastruktur für Hybridarbeit aufbauen. Sie sind die Brücke, die die Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Arbeitsort miteinander verbindet und dafür sorgt, dass sie effizient miteinander kommunizieren und arbeiten können. Diese digitale Brücke zu bauen, liegt in den Händen der IT-Manager:innen der hybriden Unternehmen. Damit das bestmöglich gelingt, gibt es viel zu beachten.
Die wichtige Rolle der IT-Manager:innen
Hybridarbeit ist gekommen, um zu bleiben. Für den langfristigen Erfolg des flexiblen Arbeitsmodells müssen allerdings vor allem die technischen Gegebenheiten an die neue Situation angepasst werden. Den Mitarbeitenden lediglich einen Laptop für die Arbeit von zuhause bereitzustellen, reicht da nicht aus. Es bedarf viel mehr einer ausgereiften IT-Infrastruktur, die sich den veränderten Bedürfnissen durch Hybridarbeit anpasst und den neuen digitalen Arbeitsalltag für alle so angenehm wie möglich gestaltet. Diese Infrastruktur aufzubauen, gehört zu den wichtigsten Aufgaben von IT-Manager:innen.
Die Aufgabe ist dabei gar nicht so leicht, wie sie auf den ersten Blick scheinen mag. Das IT-Personal muss den Angestellten nicht nur das passende Equipment zur Seite stellen, sie müssen sich auch mit Maßnahmen zur Datensicherheit, digitalen Speicherdiensten, der Vernetzung der Mitarbeitenden und dem Office-Management befassen. Nur wenn all diese Elemente einer starken, hybriden IT-Infrastruktur bedacht werden und ineinandergreifen, kann Hybridarbeit reibungslos funktionieren. Eine große Verantwortung, die enormen Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und den Erfolg des Unternehmens haben kann. Und eine Verantwortung, die zeigt: IT-Manager:innen waren noch nie so wichtig wie heute.
Die Kernelemente der IT-Infrastruktur für Hybridarbeit
Der hybride Arbeitsalltag erfordert eine gute Orchestrierung der digitalen Zusammenarbeit. Dabei müssen IT-Manager:innen sowohl Hardware als auch Software und sowohl das Büro als auch den flexiblen Arbeitsplatz der Mitarbeitenden im Blick haben. Einige Themen sind dabei schon aus dem regulären Bürobetrieb bekannt, die meisten betreffen jedoch speziell die Hybridarbeit. Umso wichtiger ist es, dass sich IT-Manager:innen sorgfältig mit der neuen Arbeitsweise auseinandersetzen und die unternehmenseigene IT-Infrastruktur an Hybridarbeit anpassen.
Eine gute Ausstattung in doppelter Ausführung
Die erste Veränderung in Bezug auf Hybridarbeit ist offensichtlich: Wenn Mitarbeitende sowohl vom Büro, als auch von zuhause aus arbeiten können, benötigen sie an beiden Arbeitsplätzen eine gleichwertige Ausstattung. Nur so bleibt Hybridarbeit fair. Deshalb brauchen Mitarbeitende in hybriden Unternehmen neben ihrem Arbeitslaptop und -smartphone für die Arbeit in den eigenen vier Wänden auch einen externen Monitor, eine Tastatur, eine Maus, ein Headset, und alles, was ihnen im Büro sonst noch zur Verfügung steht. Auch ein ergonomischer Schreibtischstuhl und ein höhenverstellbarer Schreibtisch sollten in Betracht gezogen werden, wenn es sie auch im Büro gibt. Nur so haben alle Teammitglieder unabhängig von ihrem Arbeitsort die gleichen Chancen, ihre bestmögliche Arbeit abzuleisten und gleichzeitig auf ihre Gesundheit zu achten.
Datensicherheit für unterwegs
Wenn die Teamkolleg:innen ihren Arbeitsplatz frei wählen können, dann ergibt sich für IT-Manager:innen vor allem eine große Frage: Wie bleiben die sensiblen Unternehmensdaten geschützt, wenn die Mitarbeitenden sich für ihre Arbeit potentiell über jedes frei verfügbare Netzwerk ins Internet einloggen? Im Büro ist die Einrichtung eines sicheren Netzwerks kein Problem, doch bei den Mitarbeitenden zuhause oder gar im Café nebenan sieht das mitunter anders aus. Um diese wichtige Aufgabe der Datensicherheit zu bewältigen, haben IT-Manager:innen mehrere Möglichkeiten. Sie können bei der Fernarbeit die Nutzung eines VPNs (Virtual Private Network) verpflichtend machen, das den Mitarbeitenden einen verschlüsselten Zugang zum unternehmenseigenen Netzwerk bietet. Der Zugriff Dritter auf sensible Informationen wird so auch bei der Verbindung über einen öffentlichen oder nicht ausreichend gesicherten Internetzugang verhindert.
Eine weitere Möglichkeit bietet die Nutzung eines virtuellen Desktops. Hierbei wird das Betriebssystem vom Endgerät entkoppelt und statt auf dessen Festplatte auf einem sicheren, zentralen Server gespeichert. Mithilfe einer Anwendung können Mitarbeitende dann von jedem Gerät aus digital auf ihren Arbeitsdesktop und alle darauf enthaltenen Daten zugreifen. Das sorgt für eine Extraportion Sicherheit, da der Zugriff auf unternehmensinterne Dateien und Anwendung zusätzlich durch die Anwendung geschützt ist und bei einem Diebstahl des Gerätes keine Daten von der Hardware abgelesen werden können. Auch das Management dieser virtuellen Desktops und das Aufspielen neuer Sicherheitsfeatures kann zentral von IT-Manager:innen geregelt werden. So bleibt das unternehmensbezogene Betriebssystem immer auf dem neuesten Stand und ist vor Datenangriffen sicher.
Bessere Zusammenarbeit durch bessere IT
Eine Hauptaufgabe der IT ist es, die Kommunikation und Zusammenarbeit des hybriden Teams zu vereinfachen. Sie sorgt dafür, dass Kolleg:innen unabhängig von ihrem Arbeitsort in Echtzeit miteinander reden, brainstormen und Probleme lösen können. Damit das gelingt, können IT-Manager:innen ihren Teammitgliedern sowohl mit Software als auch mit Hardware unter die Arme greifen. Die erste, offensichtliche Maßnahme ist die Einrichtung diverser Kommunikationstools. Durch sie können Mitarbeitende permanent miteinander in Kontakt bleiben und so auch aus der Fernen zusammenarbeiten. Die Auswahl an Anbietern ist groß, und es liegt in der Hand der IT-Manager:innen, die für ihr Unternehmen am besten geeigneten Anwendungen zu finden. Darüber hinaus sind Cloudspeicherdienste und Projektmanagement-Tools wichtige Werkzeuge, die den Mitarbeitenden die digitale Zusammenarbeit deutlich erleichtern. Auch hier sollte die IT-Abteilung die Einrichtung, Schulung und Wartung der Programme übernehmen.
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Doch nicht nur die digitale, auch die technische Ausstattung vor Ort muss stimmen. Deswegen ist es wichtig, dass die Büroräumlichkeiten an die veränderten Ansprüche des hybriden Teams angepasst werden. Besprechungsräume mit großen Projektoren sowie guten Mikrofonen und Webcams sind nötig, damit digitale Meetings genauso gut funktionieren wie Treffen im Büro. Auch Telefonboxen mit entsprechender Ausstattung verbessern die interne und externe Kommunikation. All diese Elemente tragen dazu bei, dass hybride Teams möglichst intuitiv miteinander kommunizieren und reibungslos zusammenarbeiten können.
Hybrides Büromanagement mit der richtigen IT-Infrastruktur
Genauso wichtig wie Datensicherheit und die richtige Hard- und Software für den hybriden Arbeitsalltag ist auch das digitale Büromanagement. Wenn täglich nur noch ein Bruchteil der Belegschaft im Büro erscheint, müssen die Strukturen vor Ort überdacht werden. Am besten gelingt dies mithilfe von Workplace Management Apps. Diese können dabei helfen, die Auslastung des Büros anhand von Nutzerdaten zu analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken. Leerstehende Schreibtische können so in Meetingräume oder Ruhezonen umgewandelt werden. Darüber hinaus bieten die meisten dieser Apps den Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihren hybriden Arbeitsalltag selbständig zu organisieren. Sie können sich in nur wenigen Klicks einen Schreibtisch im Büro reservieren, die Raumbelegung einsehen oder Besprechungsräume buchen. So wird den Mitarbeitenden der flexible Arbeitsalltag erleichtert, während die entstandenen Daten großes Analysepotential für die Verbesserung der hybriden Strukturen im Büro und der Unternehmensorganisation bieten. Durch sie kann das hybride Modell immer weiter an die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden. IT-Mitarbeitenden fällt dabei die wichtige Aufgabe zu, das passende Tool auszuwählen und sowohl die Mitarbeitenden als auch das Management mit der Nutzung vertraut zu machen. Eine Aufgabe, die großen Einfluss auf die Zufriedenheit des Teams mit dem hybriden Arbeitsalltag haben kann.
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IT-Infrastruktur: Das Rückgrat guter Hybridarbeit
Ohne digitale Anwendungen und die richtige Ausstattung geht in vielen Unternehmen nichts. Das gilt besonders für den hybriden Arbeitsalltag, in dem es zwischen den einzelnen Mitarbeitenden und den unterschiedlichen Arbeitsstätten viel zu organisieren gibt. Um dieses Bedürfnis nach digitaler Unterstützung zu stillen und die IT-Infrastruktur an die veränderten Anforderungen eines hybriden Teams anzupassen, sind IT-Manager:innen unerlässlich. Durch ihre Arbeit und die Bereitstellung der passenden Hard- und Software sorgen sie dafür, dass ihre Kolleg:innen und das gesamte Unternehmen gut für den flexiblen Arbeitsalltag gewappnet sind und sich keine Sorgen über Platzangebote im Büro, Datensicherheit oder Kommunikation machen müssen. Damit tragen IT-Manager:innen einen Großteil dazu bei, dass der Erfolg von Hybridarbeit auch langfristig bestehen bleibt und sich zum favorisierten Arbeitsmodell der Arbeitnehmer und -geber entwickelt.
