Während es vor drei Jahren noch selbstverständlich war, dass Mitarbeitende jeden Tag ins Büro kommen und ihre Kolleg:innen jederzeit an ihren Schreibtischen antreffen, ist das heutzutage eine Seltenheit. Einer von FlexJobs durchgeführten Studie zufolge wünschen sich nämlich nur 3 Prozent der Arbeitnehmenden eine vollständige Rückkehr ins Büro. Häufig ist es für Führungskräfte schwer einzuschätzen, wer wann im Büro arbeitet und wie viele Schreibtische infolgedessen tatsächlich genutzt werden. Das Problem, das dadurch entsteht? Die anfangs wertgeschätzten, geräumigen Büroflächen bleiben jetzt großteils leer. Das wiederum führt zu unnötig hohen Mietkosten. Die Lösung? Büroflächen reduzieren und effizient nutzen — vorausgesetzt der Mietvertrag spielt mit. Wir zeigen euch in 7 hilfreichen Schritten, wie ihr flächeneffizient arbeiten und dadurch Kosten sparen könnt.
Inhaltsverzeichnis:
- Schritt 1: Gestalten, Nutzen, Betreiben
- Schritt 2: Analysiert die Bedürfnisse
- Schritt 3: Denkt aufgabenorientiert
- Schritt 4: Nutzt Flächen optimal mit Desk Sharing
- Schritt 5: Bietet Platz für Identität
- Schritt 6: Seid realistisch
- Schritt 7: Co-Working-Bereich vs. Desk Sharing im Büro
Schritt 1: Gestalten, Nutzen, Betreiben
Um von Flächeneffizienz profitieren zu können, müssen diese 3 Aspekte — Gestalten, Nutzen, Betreiben — berücksichtigt werden.
- Gestalten:
Beim Gestalten handelt es sich in erster Linie darum, wie viel Bürofläche angemietet und wie diese aufgebaut sein soll. Dafür sollte man sich folgende Fragen stellen: Woran arbeiten meine Mitarbeitenden? Welche Aufgaben müssen sie erfüllen? Wo führen sie ihre Tätigkeiten aus?
2. Nutzen:
Damit Mitarbeitende auch auf kleinerem Raum effizient und produktiv im Büro arbeiten können, muss die benötigte Infrastruktur gegeben sein. Dazu zählen IT-Aspekte, wie die richtige Ausstattung und Services, sowie eine passende analoge Infrastruktur, die lokale Arbeitsplätze zur Verfügung stellt. Aber auch die soziale Vernetzung gehört zum Nutzen eines Raumes. Mit der Schaffung von Lounge-Bereichen kann das soziale Miteinander unterstützt und die Teamzugehörigkeit verstärkt werden.
3. Betreiben:
Mit hybriden Arbeitsmodellen kann diese kleine Bürofläche optimal verwendet werden, denn manche Mitarbeitende sind im Büro und andere arbeiten remote. Um den Koordinationsaufwand möglichst gering zu halten, bieten sich Arbeitsplatz-Management-Systeme wie deskbird an. Mit Hilfe dieser Tools können Mitarbeitende schnell und einfach angeben, wann sie wo arbeiten und einen Schreibtisch im Büro buchen. Kolleg:innen sehen zudem in Echtzeit, wo ihre Kolleg:innen arbeiten und können so projektbezogene gemeinsame Office-Tage planen.
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Schritt 2: Analysiert die Bedürfnisse
Flächeneffizienz geht oft Hand in Hand mit einer Reduktion der Bürofläche und infolgedessen einer Umgestaltung des Büros. Bevor ihr euch jedoch genauere Gedanken über eine Umgestaltung macht, müsst ihr genauer verstehen, was ihr und eure Mitarbeitenden brauchen. In Bezug auf Büroraumgestaltung gibt es nicht die EINE perfekte Strategie, die immer und überall funktioniert. Es gibt keine One-Fits-All-Lösung, da jede Industrie, jedes Unternehmen und jeder Mitarbeitende einzigartig ist. Verschiedene Abteilungen haben unterschiedliche Vorstellungen von einem “perfekten” Arbeitsplatz und auch Arbeitnehmende aus verschiedenen Generationen haben unterschiedliche Ansprüche. Während manche Mitarbeitende Einzelarbeitsplätze bevorzugen, um sich konzentrieren zu können, benötigen andere hauptsächlich Meetingräume für einen kreativen Austausch. Daher ist es essentiell, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu analysieren. Geht jedoch nicht davon aus bereits zu wissen, was eure Belegschaft für einen produktiven Arbeitsalltag braucht. Bindet eure Mitarbeitenden stattdessen in die Umgestaltung des Büros ein und fragt sie nach ihrer Meinung. Das kann mithilfe von anonymen Umfragen, Workshops oder persönlichen Gesprächen passieren.
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Schritt 3: Denkt aufgabenorientiert
Für eine optimale Umgestaltung des Büros sollte außerdem eine aufgabenorientierte Sichtweise verwendet werden. Woran arbeiten Mitarbeitende, wenn sie im Büro sind? Kommunizieren und kollaborieren sie häufig mit ihren Kolleg:innen oder beschäftigen sie sich hauptsächlich mit Themen, bei denen sie sich alleine konzentrieren müssen? Daraus kann abgeleitet werden, wo sie diese Tätigkeiten erledigen können und wo sie diese auch erledigen wollen. Und das alles ohne Verlust von Produktivität oder Qualität. Nehmen Unternehmen diese arbeitsorientierte Sichtweise an, bekommen sie einen besseren Überblick darüber, wie viel Bürofläche sie tatsächlich benötigen und welche Raumart (Einzelschreibtische oder Meetingräume) dafür bevorzugt werden.
Schritt 4: Nutzt Flächen optimal mit Desk Sharing
Flächenreduktion und Flächeneffizienz hat nichts damit zu tun, möglichst viele Schreibtische auf möglichst kleinem Raum anzubieten. Ganz im Gegenteil. Bei flächeneffizienten Büros geht es darum, vorhandene Flächen optimal zu gestalten und zu nutzen. Und dabei müssen natürlich alle Arbeitsstätten- und Brandschutzverordnungen, wie zum Beispiel Regelungen zu Bodenflächen, Raumhöhe, Beleuchtung, Raumklima, oder Fluchtwege eingehalten werden. Damit Büros auch mit weniger Schreibtischen effizient genutzt werden können, bietet sich Desk Sharing an. Bei diesem Konzept haben Mitarbeitende keinen festen Sitzplatz, sondern suchen sich jeden Tag einen anderen Arbeitsplatz. Dadurch wird der Arbeitsalltag abwechslungsreich, die Produktivität steigt und Kosten können reduziert werden. Und mit einer Arbeitsplatz-Management-App ist die Koordination einfach.
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Schritt 5: Bietet Platz für Identität
Auch ohne eigenen Schreibtisch sollen sich Mitarbeitende an ihrem Arbeitsplatz im Büro wohl fühlen. Darum ist es wichtig, dass ihr neben Arbeitsbereichen auch Orte für soziales Miteinander anbietet. Dafür können Lounge-Bereiche gestaltet werden, wo sich Arbeitnehmende austauschen oder Pausen machen können. Eventuell gibt es auch eine Pinnwand für Familienbilder, oder ihr lasst eure Mitarbeitenden diese Bereiche selbst gestalten, damit auch genügend Platz für ihre geliebten Zimmerpflanzen oder persönlichen Gegenstände ist.
Schritt 6: Seid realistisch
All diese Schritte helfen dabei, Büroflächen effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Attraktivität der Büros zu erhöhen. Seid dennoch realistisch bei eurer Erwartung über die Anzahl von Mitarbeitenden im Büro. Die durchschnittliche Home-Office Quote liegt in der DACH-Region bei 2–3 Tagen pro Woche. Obwohl sich Mitarbeitende darauf freuen, ihre Kolleg:innen im Büro zu treffen, werden nicht alle zurück ins Büro stürmen — das wollen wir auch gar nicht. Daher ist eine Sharing Quote, das heißt das Verhältnis zwischen verfügbaren Arbeitsplätzen in Relation zu den Mitarbeitenden, im Büro von unter 0,5 realistisch.
Schritt 7: Co-Working-Bereich vs. Desk Sharing im Büro
Wenn 97% der Mitarbeitenden Remote Arbeit bevorzugen, fragt ihr euch nun vielleicht, wozu ihr überhaupt Büros mietet und nicht auf Co-Working Bereiche ausweicht. Es stimmt, dass Arbeitnehmende bei beiden Konzepten keinen eigenen Schreibtisch besitzen und sich jedes Mal einen neuen Arbeitsplatz suchen. Werden jedoch Büroflächen gemietet, können diese besser an die Mitarbeiterbedürfnisse angepasst werden und die Unternehmenskultur, die Unternehmenswerte und die Unternehmensidentität werden stärker vermittelt. Dadurch arbeiten Mitarbeitende gemeinsam und fühlen sich gleichzeitig mit ihren Kolleg:innen und dem Unternehmen verbunden.
Fazit
Immer weniger Mitarbeitende kommen heutzutage ins Büro, da sie vermehrt hybrid arbeiten. Daher können Büroflächen reduziert und effizienter genutzt werden. Unternehmen müssen sich Fragen stellen, wie zum Beispiel “Wie wird im Unternehmen gearbeitet?”, “Wie viel Kollaboration besteht?” und “Wo können diese Tätigkeiten erfüllt werden?” All das spielt eine wesentliche Rolle bei einer etwaigen Umgestaltung von Büros. Weniger Fläche führt zu weniger Schreibtischen oder Meetingräumen, die jedoch mithilfe von Arbeitsplatz-Management-Software einfach koordiniert werden können. Bedenkt ihr außerdem diese 7 Schritte steht einer effizienten Flächennutzung nichts mehr im Weg.
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Quellen
Flächeneffizienz & maßvolles Nutzen — Wie kann man Flächenbedarfe richtig dimensionieren?, Builtworld
Remote Work Statistics & Trends: The Latest in Remote Work, FlexJobs
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Für eine ausführlichere Auflistung siehe: https://www.wko.at/service/arbeitsrecht-sozialrecht/Arbeitsraum.html
