Rechtliche Grundlagen für Hybridarbeit: Ein Leitfaden für Manager:innen

Auch wenn es in den letzten Jahren von der Politik mehrfach angesprochen wurde: Ein Recht auf Homeoffice gibt es in der DACH-Region nicht. Es bleibt weiterhin den Unternehmen selbst überlassen, ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit auf Homeoffice und Hybridarbeit einzuräumen — oder es ihnen zu verwehren. Doch auch ohne diese rechtlichen Rahmenbedingungen haben sich die flexiblen Arbeitsmodelle mittlerweile erfolgreich etabliert. Immer mehr Betriebe ermöglichen heutzutage ihren Mitarbeitenden, auch außerhalb des Büros zu arbeiten.

Der Umstieg auf Hybridarbeit will jedoch gut geplant sein. Nicht nur in Bezug auf die Struktur des Arbeitsalltags und die Umgestaltung der Büroräume, sondern auch auf die vertragliche Ausgestaltung. Damit Manager:innen bei den unterschiedlichen Rechten und Pflichten, die auf ihr hybrides Unternehmen und ihr Team zukommen, nicht den Überblick verlieren, haben wir einen umfassenden Leitfaden zu den rechtlichen Grundlagen für Hybridarbeit entwickelt. Schaut mal rein!

Hybridarbeit: Von beiden für beide

Der Siegeszug der Hybridarbeit zeigt, wie gleichermaßen beliebt das flexible Modell bei Arbeitgebern und -nehmern ist. Eine Tatsache, die angesichts der vielfältigen Vorteile von Hybridarbeit wenig verwunderlich ist. Mitarbeitende profitieren durch die Kombination von Büroalltag und Homeoffice von Stressabbau, einer besseren Work-Life-Balance und geringeren Kosten fürs Pendeln, während hybride Unternehmen sich als Top-Arbeitgeber positionieren, Bürokosten senken und die Produktivität im Team steigern können. Hybridarbeit ist somit für beide Parteien in vielerlei Hinsicht erstrebenswert.

Doch damit es überhaupt zu Hybridarbeit kommt, müssen sich auch beide Parteien für das flexible Arbeitsmodell entscheiden. Weder haben Angestellte die Möglichkeit, einen rechtlichen Anspruch auf Hybridarbeit geltend zu machen, noch können Unternehmen ihre Mitarbeitenden zur Arbeit außerhalb des Büros zwingen. Nur wenn beide in das neue Arbeitsmodell einwilligen, ist hybrides Arbeiten möglich. Ist dies der Fall, sollten die Einzelheiten zur Auslegung der Hybridarbeit vertraglich festgehalten werden. Entweder als Zusatzvereinbarung zum individuellen Arbeitsvertrag oder — falls vorhanden — in der Betriebsvereinbarung. So sind sich beide Parteien jederzeit über ihre jeweiligen Rechte und Pflichten im Klaren.

Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen für Hybridarbeit

Um sowohl sich als auch die Mitarbeitenden vertraglich vollumfänglich abzusichern, sollten Unternehmen die Einzelheiten zum hybriden Arbeiten so detailliert wie möglich festhalten. Dies umfasst sowohl Themen, die bereits aus dem regulären Arbeitsvertrag bekannt sind, als auch neue Klauseln, die erst in Verbindung mit Hybridarbeit nötig werden. Dieser Leitfaden gibt euch Aufschluss darüber, welche Punkte Manager:innen beim Umstieg auf hybrides Arbeiten bedenken sollten und bietet Vorschläge, wie die arbeitsrechtlichen Definitionen jeweils aussehen könnten.

Die Ausgestaltung des Hybridmodells

Wie Unternehmen das hybride Arbeitsmodell auslegen wollen, liegt ganz in ihren Händen. Sie können gemeinsam mit der Belegschaft entscheiden, ob sie eine Mindestanzahl an wöchentlichen Arbeitstagen im Büro festlegen wollen oder nicht. Auch die Wahl der Bürotage (z. B. montags und dienstags) muss aber nicht vom Unternehmen festgelegt werden. Um Klarheit zu schaffen, lohnt es sich, diese Informationen schriftlich festzuhalten. So wissen die Mitarbeitenden immer, wie sie sich ihre hybride Arbeitswoche einteilen können und können ihren Alltag entsprechend an die gewünschte Struktur anpassen. Das beliebte Modell von 3 Tagen Büro und 2 Tagen Homeoffice pro Woche wäre zum Beispiel eine solche Option. Welches Modell für das Unternehmen und das eigene Team am besten passt, muss aber jeder Betrieb für sich selbst herausfinden.

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Die Wahl des Arbeitsortes

Vorbei sind die Zeiten, in denen lediglich das unternehmenseigene Büro als Arbeitsstätte galt. Heutzutage können digital arbeitende Mitarbeitende ihr Zuhause, das Lieblingscafé oder ein Ferienhaus an der Riviera zu ihrem Arbeitsort machen. Genau aufgrund dieser neu gewonnenen Möglichkeiten ist es wichtig, dass Unternehmen die Freiheiten, oder Beschränkungen, in Bezug auf den Arbeitsplatz vertraglich festhalten. Manche möchten diese Wahl ganz ihren Mitarbeitenden überlassen, andere erlauben an bürofernen Tagen lediglich die Arbeit von zuhause an. Auch eine Kombination wäre möglich, die den Mitarbeitenden zusätzlich zum Homeoffice für eine bestimmte Anzahl an Wochen pro Jahr die Arbeit von überall auf der Welt ermöglicht. Egal, wofür sich Unternehmen entscheiden: Die Regelungen sollten möglichst für alle Mitarbeitenden gelten und klar kommuniziert werden, um Ungleichbehandlung zu vermeiden und Unsicherheiten vorzubeugen.

Arbeitsrechtlich festgelegte Ausstattung

Was im Büro gilt, gilt auch im Homeoffice: Angestellten muss von ihrem Arbeitgeber eine adäquate Ausstattung des Arbeitsplatzes bereitgestellt werden. Das umfasst nicht nur den Arbeitslaptop und das dazugehörige Smartphone, sondern auch eine Tastatur, eine Maus, ein Headset, ein Monitor und alles, was ihnen im Büro zur Verrichtung ihrer Arbeit zur Verfügung steht. Unternehmen sind damit in der Pflicht, an beiden Arbeitsorten für gleiche Grundvoraussetzungen zu sorgen.

Arbeitszeiterfassung im Hybridmodell

Es ist noch gar nicht so lange her, da hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Unternehmen die gesamte Arbeitszeit ihrer Belegschaft erfassen müssen. Diese rechtliche Grundlage gilt sowohl im Büro als auch im Homeoffice oder bei Remote Work. Es ist daher wichtig, dass Unternehmen die entsprechenden Maßnahmen ergreifen, um zuverlässig digital die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Dies ermöglicht nicht nur den Unternehmen selbst, sondern vor allem auch den Angestellten mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten. Denn auch wenn Mitarbeitende im Homeoffice gerne einmal darüber hinwegsehen, gelten auch hier gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeiten und Arbeitsverbote an Sonn- und Feiertagen. Arbeitsverträge sollten deshalb eine Klausel zur Art der Arbeitszeiterfassung im hybriden Setting enthalten.

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Schutz sensibler Daten

Zur Absicherung der wichtigen unternehmenseigenen Daten und sensibler Informationen über Dritte sind Betriebe gesetzlich dazu verpflichtet, für durchgängigen Datenschutz zu sorgen. Besonders wichtig ist der Datenschutz im Homeoffice und bei der Mobilarbeit der Mitarbeitenden. Hier ist das Risiko groß, dass Informationen aufgrund ungeschützter Internetverbindungen abgegriffen werden. Deswegen müssen Unternehmen mithilfe von VPNs oder virtuellen Desktops dafür sorgen, dass sensible Informationen auch außerhalb ihres Büros bestmöglich gesichert sind. Manager:innen können und sollten ihre Mitarbeitenden dazu verpflichten, genau diesen Maßnahmen zum Datenschutz nachzukommen.

Gesunde Mitarbeitende — im Büro und außerhalb

Genau wie das Büro ist auch das Homeoffice eine offizielle Arbeitsstätte. Deshalb greifen auch hier Gesundheits- und Versicherungsschutz der Angestellten. Unternehmen sind daher verpflichtet, sich auch außerhalb des Büros um die Gesundheit ihres Teams zu kümmern. Das umfasst sowohl eine gesundheitsschonende Ausstattung des mobilen Arbeitsplatzes als auch eine Kontrolle der Ruhezeiten der Mitarbeitenden. Ebenso sollten sich Unternehmen darüber bewusst sein, dass sich der Versicherungsschutz auf das Homeoffice ausweitet. Das bedeutet, dass Unfälle in den eigenen vier Wänden der Mitarbeitenden ebenfalls als Arbeitsunfälle zu bewerten sind und dementsprechend vom Unternehmen gehändelt werden müssen.

Klarheit für Unternehmen und Belegschaft

Der Umstieg auf Hybridarbeit kann in Unternehmen für viel Verunsicherung sorgen. Welche rechtlichen Grundlagen gelten im Homeoffice? Will ich meinen Mitarbeitenden bei der Wahl des Arbeitsplatzes völlige Freiheit gewähren? Und wie wird sichergestellt, dass sensible Daten auch fern der unternehmenseigenen Server sicher sind? Mit all diesen Fragen sollten sich Manager:innen beim Wechsel zum flexiblen Arbeitsmodell auseinandersetzen und die Entscheidungen entsprechend festhalten. Dabei können sie sich an unserem Leitfaden orientiere und sicherstellen, dass alle wichtigen rechtlichen und regulatorischen Fragen abgedeckt werden. Das bietet beiden Parteien gleichermaßen Sicherheit und beugt etwaigen Unsicherheiten vor. Die bestmögliche Grundlage für den langfristigen Erfolg der Hybridarbeit.